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Présentations orales 

Palais Des Congrès Du Toronto Métropolitain, Toronto, Ontario
255 Front St West, North Building, Toronto Ontario 
13 au 15 juin, 2018 


Volet 3 – Gestion de programme
Gestion de programme à la défense nationale – Au-delà de la gestion financière
Eric Guay, ministère de la Défense nationale
L’objectif de cette présentation est de faire part de certaines des méthodes les plus efficaces du ministère de la Défense nationale à d’autres responsables de l’ensemble de la communauté des sites fédéraux contaminés dans le cadre de l’amélioration de la gestion des programme.
Abstract

En 2015-2016, le Programme sur les sites contaminés du ministère de la Défense nationale (MDN) a mis sur pied une vision pour la gestion de son portefeuille. Cette vision a orienté l’élaboration de stratégies, d’outils et de plans d’action qui aident à maximiser leurs dépenses dans le cadre du Plan d’action pour les sites contaminés fédéraux (PASCF), réduire la taille du portefeuille du MDN, concentrer leurs efforts sur les sites de haute priorité et réduire le niveau de passifs inconnus.

La gestion de programme sur les sites contaminés est plus que seulement la gestion financière d’un groupe de programme de sites contaminés. Elle nécessite aussi la comparaison régulière du programme envers les objectifs de l’organisation ainsi que ceux d’autres intervenants. La bonne gestion de programme fournit le meilleur appui possible aux gestionnaires de programme de sites contaminés afin d’assurer que les ressources soient allouées efficacement.

L’expérience du MDN a révélé de nombreuses leçons et a indiqué de nouvelles approches pour la gestion des programme sur les sites fédéraux contaminés. Ces leçons apprises et nouvelles approches ont permis au MDN d’augmenter sa vitesse de fermeture de sites contaminés et d’allouer les ressources où elles seront le plus efficaces afin de réduire les passifs et les risques à la santé humaine et à l’environnement.

Les clés de la réussite de la gestion de programmes du MDN peuvent être divisées selon les catégories suivantes. • Gestion de l’inventaire; • Financement (outils et processus); • Rapports réguliers afin de pouvoir constamment mesurer l’avancement; • Établissement de priorités d’intervention.

Ces éléments ont permis au MDN d’améliorer le rendement de son programme sur les sites contaminés année après année, réduisant ainsi de façon constante le nombre de sites contaminés gérés.

Une approche en soutien à la fermeture de site : Études de cas du MDN
Caroline Beland-Pelletier1 et Eric Guay2
1CBP / CDCI
2Ministère de la Défense nationale
L’objectif de cette présentation est de souligner un aspect de la gestion de programmes de sites contaminés du ministère de la Défense nationale et de discuter des leçons apprises et des avancées jusqu’à présent.
Abstract

À la fin de l’exercice 2014-2015, le Programme sur les sites contaminés du ministère de la Défense nationale (MDN) a élaboré un Plan de gestion de sites contaminés (PGSC) auquel figuraient plus de 1200 sites actifs. Cet inventaire a été divisé environ en tiers : les sites à faible priorité (classes N et 3 du Système national de classification des lieux contaminés [SNCLC]); les sites suspects (aucune classification ou classification « I » du SNCLC); et les sites à priorité plus élevée (classes 1 et 2 du SNCLC).

Des analyses plus approfondies du PGSC ont relevé des irrégularités dans la gestion du portefeuille. Ceci a mené à la création du Guide d’orientation sur la gestion du programme sur les sites contaminés du MDN. Le Guide d’orientation sur la gestion de programme divise les sites contaminés en trois types principaux et dresse le plan de la fermeture de chacun de ces types. Le Guide d’orientation sur la gestion du programme permet l’identification plus facile de bons candidats de sites à fermer et est un outil central soutenant le Programme de fermeture de sites amorcé par le MDN en 2015-2016.

Les efforts régionaux et centralisés combinés depuis l’amorce du Programme de fermeture de sites ont eu comme résultat la fermeture documentée d’environ 350 sites. Le taux de fermetures de sites comparativement à l’inventaire entier a augmenté d’environ 1 % à 15 % avant et après la mise en œuvre du Programme de fermeture de site, respectivement.

La documentation de fermetures de sites contaminés démontre des avancées et la diligence appropriée. En réduisant son inventaire de sites actifs à seulement ceux nécessitant des travaux supplémentaires, le MDN est aussi le mieux placé pour concentrer ses efforts sur des évaluations de sites, sur les assainissements à haute priorité, à répondre aux questions concernant le passif ministériel et pour planifier les exigences de financement à venir.

Techniques innovatrices de gestion de la qualité de données
Joy Dunay et Dan Berlin
Anchor QEA
L’objectif de cette présentation est d’aider les gestionnaires de projet à obtenir des données précises et de haute qualité afin de prendre des décisions éclairées.
Abstract

Une évaluation de la qualité des données, ou une validation des données, est une partie importante d’un programme d’échantillonnage environnemental. Bien que de nombreux laboratoires analytiques au Canada possèdent de robustes programmes d’assurance de la qualité des données, ils sont souvent concentrés sur l’assurance que les données analytiques sont précises et intégrales, que les procédures normales d’exploitation ont été respectées et que les résultats du contrôle de la qualité (CQ) se trouvent à l’intérieur des limites acceptables de résultats de laboratoire. Cette présentation décrit les mesures additionnelles de validation des données qui devraient être utilisées dans le cadre de l’utilisation d’un laboratoire environnemental du Canada pour évaluer les limites et l’utilité possibles des données.

La validation des données est une étape d’assurance de la qualité qui fournit une occasion d’assurer que les données analytiques sont de qualité suffisante pour respecter les objectifs particuliers aux projets. Ces objectifs varieront selon la façon dont les données sont utilisées et les risques potentiels associés aux décisions de projet prises. Les objectifs de projet peuvent comprendre les répercussions à court terme sur les eaux au cours des activités de dragage, les évaluations de l’inventaire manquées causant la répétition du dragage ou les enjeux liés aux litiges concernant les sources de contamination et les passifs. En général, les décisions associées aux projets comportant des risques élevés (c.-à-d., des répercussions sur la santé humaine) devraient posséder un degré plus élevé d’évaluation de la qualité des données afin d’assurer que les décisions importantes sont fondées sur des données de bonne qualité.

Les étapes particulières de validation des données qui devraient être utilisées après l’établissement de rapports de laboratoire comprennent l’examen des fréquences d’analyse de QC, les résultats d’échantillonnage sur le terrain, la détermination de la contamination à l’aide de blancs de réactifs, la vérification de l’étalonnage et du rendement des instruments, les taux de récupération des analogues, les échantillons témoins d’analyses en laboratoire, les échantillons de matrice enrichis, l’identification et la quantification des composés ainsi que [l’interférence chromatographique]. Certaines agences nécessitent aussi des étapes de validation supplémentaires, comme l’utilisation de matériaux de référence normaux menés en parallèle à certaines analyses de sédiments. L’utilisation d’une plus large étendue de critères de qualification des données à identifier lors de la validation des données est recommandée puisque certains résultats simples qui ne sont pas conformes à tous les objectifs particuliers aux projets peuvent toujours être utilisés à des fins limitées.

Cette présentation fournit un aperçu des différents niveaux de validation des données utilisées régulièrement sur les projets réglementés par la U.S. Environmental Protection Agency (USEPA) et d’exemples de comment déterminer le niveau adéquat de validation pour votre projet. Le degré d’efforts et les coûts estimatifs pour ces différents niveaux de validation seront fournis. Des exemples de projets gérés par Services publics et Approvisionnements Canada (SPAC) qui ont inclus la validation des données seront aussi fournis. De plus, des études de cas démontrant comment la validation des données peut changer les résultats de l’utilisation des données seront présentées.

Finalement, cette présentation comprendra des stratégies de gestion des données pour aider les gestionnaires de projet à maintenir des données validées de haute qualité dans une base de données de projet. Les bases de données de projets sont utiles pour les sites à nettoyer qui nécessitent, ou qui pourraient nécessiter à l’avenir, des échantillonnages supplémentaires pour effectuer la surveillance de l’efficacité des activités de nettoyage. Les stratégies comprennent des renseignements sur l’exhaustivité des données, la nomenclature de l’échantillonnage et la cohérence.

Aperçu de l’inventaire des sites contaminés fédéraux
Sarah Orovan, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L’objectif de cette présentation est de fournir un aperçu de l’inventaire des sites contaminés fédéraux.
Abstract

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) élabore des politiques pangouvernementales et fournit de l’orientation concernant la gestion des biens fédéraux (c.-à-d., Politique sur la gestion des biens immobiliers du SCT). Conformément aux politiques, le SCT administre aussi le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) et l’Inventaire des sites contaminés fédéraux (ISCF) dans le cadre desquels les organismes fédéraux doivent signaler les données précisées concernant leurs biens immobiliers et tous les sites contaminés connus ou soupçonnés.

L’ISCF est une base de données centrale de tous les sites contaminés connus ou soupçonnés pour lesquels les agences et ministères fédéraux ou les sociétés d’État consolidées sont responsables. Elle est aussi une application sur le Web qui permet aux organismes fédéraux de signaler directement et de gérer leurs données et qui permet à tous les utilisateurs d’effectuer des analyses selon de nombreux critères de recherche, à l’aide de rapports générés automatiquement et à l’aide de capacités de cartographie. L’ISCF est utilisé pour renseigner le gouvernement du Canada, les ministres fédéraux, les députés fédéraux et les Canadiens concernant l’état des sites contaminés fédéraux.

À ce jour, les ministères, les agences et les sociétés d’État consolidées ont identifié et classé plus de 23 000 sites contaminés ou soupçonnés dans des régions urbaines, rurales et éloignées partout au Canada. L’Inventaire affiche un ensemble normal de données de base et des renseignements mis à jour annuellement pour les sites contaminés fédéraux. Chacun de ces dossiers de sites comprend des renseignements comme l’emplacement du site, la sévérité de la contamination, le milieu contaminé, la nature du contaminant, les avancées réalisées envers l’identification et les interventions envers le contaminant et la quantité de milieux liquides et solides qui a été traitée.

Cette présentation fournira un résumé des exigences en matière de politiques associées à la gestion des sites contaminés, des exigences de gestion des données et de signalement pour les sites contaminés et une description des données disponibles, des fonctions et des limites de l’ISCF.

Estimation probabiliste des coûts comme guide pour la planification efficace de fermeture de mine
Mike Nahir1, Ian Hutchison2, Joanna Ankersmit1
1Affaires autochtones et du Nord Canada
2SLR (Canada) Ltd.
L’objectif de cette présentation est de démontrer comment l’estimation probabiliste des coûts peut être effectuée et utilisée afin de fournir des estimations plus fiables à des fins de budgétisation et de financement, d’identification des coûts des risques majeurs et des occasions d’économies et d’appuyer l’élaboration de stratégies de minimisation des risques liés aux coûts.
Abstract

Les estimations de coûts à centre unique ou de détermination, qui sont la norme industrielle pour les fermetures de mines et autres, sont couramment utilisées, mais ne fournissent que très peu de renseignements concernant les risques financiers potentiels et ne sont donc pas de bons outils de planification. Cette présentation soulignera diverses méthodes à fondements probabilistes d’estimations des coûts de fermeture et présentera comment celles-ci peuvent être utilisées pour la planification de fermeture de mines, l’élaboration de plans de gestion des risques, l’élaboration d’estimations de constitution de réserve financière et pour la budgétisation. Ces outils comprennent des arbres décisionnels pour effectuer le suivi des résultats possibles, des simulations de Monte Carlo pour cerner la variabilité des coûts, ainsi que des matrices d’identification et de gestion des risques et des occasions. Puisque les activités de fermeture de mines comprennent de nombreux éléments imprévus, ces outils fournissent la capacité d’isoler des variables d’incertitude principales, qui à leur tour faciliteront la planification stratégique, les enquêtes ciblées et les analyses de rentabilité. La description de ces méthodes sera présentée, ainsi que comment celles-ci peuvent être utilisées pour améliorer la planification de la fermeture.

Deux études de cas seront aussi présentées pour démontrer l’application de ces outils. La première étude de cas implique une mine canadienne pour laquelle des approches de fermeture et des estimations des coûts préalables avaient été élaborées. Des arbres décisionnels ont été dressés pour représenter les solutions alternatives réalisables pour la fermeture du parc à résidus miniers (PRM), de la mine souterraine, des cratères, des piles de déchets de gravier, des installations du site et des sols contaminés. Les coûts estimatifs et les probabilités pour chacune des autres possibilités de ces caractéristiques principales ont été appliqués pour élaborer le coût à un niveau de confiance de 80 % à des fins de budgétisation, l’approche et le coût de fermeture les plus probables, les coûts minimal et maximal possibles et la répartition des coûts pour ces caractéristiques ainsi que les coûts de possession du site. Ces données ont alors été utilisées pour déterminer des stratégies, recueillir des données et évaluer des plans de minimisation des approches potentiellement plus coûteuses, ainsi que pour déterminer des stratégies de minimisation des coûts de fermeture. Cette approche appuie, mais ne remplace pas, les analyses formalisées des décisions recommandées dans la planification de fermetures de sites.

La seconde étude de cas décrit une fermeture de mine plus complexe impliquant la planification de la fermeture d’un site de mine dont certaines parties du terrain et certaines caractéristiques de la mine avaient été vendues à des fins de production de sable et de gravier. Les solutions de fermeture possibles comprenaient non seulement les diverses approches techniques de la fermeture, mais aussi plusieurs scénarios de rachat des biens immobiliers.

La conclusion de cette présentation sera une discussion sur comment Affaires autochtones et du Nord Canada propose d’appliquer ces outils et mesures pour améliorer ses capacités de prévision et de budgétisation ainsi que le processus de planification de fermeture de mines.

Cadre de gestion des programmes pour l’évaluation, l’assainissement et l’évaluation des risques associés à plusieurs sites pour trois centres d’entretien des routes actifs de la route de l’Alaska en Colombie-Britannique
David Kettlewell1, Nick Taylor1, Jordan Stones2, Robert Price2
1SNC-Lavalin Inc.
2Services publics et Approvisionnement Canada
L’objectif de cette présentation est de présenter les constatations d’une approche pour les gestionnaires de projet supervisant de grands programmes comportant plusieurs sites, chacun possédant des enjeux techniques et des complexités logistiques, de façon coordonnée assurant la cohérence croisée du programme général.
Abstract

L’utilisation de programmes pluriannuels est une approche commune pour le gouvernement fédéral canadien afin de traiter de cas de protection de l’environnement et de la santé humaine, de réduction des passifs de sites et de la fermeture de sites historiquement contaminés. Services publics et Approvisionnements Canada (SPAC) possède de nombreux sites contaminés associés à la construction accélérée de la route de l’Alaska en 1942 effectuée par l’Armée américaine et l’entretien courant de l’autoroute (rejets et déversement de carburants, l’enfouissement et les déversements d’ordures et l’entreposage constant de sel de voirie). SPAC a chargé la prestation d’un programme pluriannuel pour l’évaluation, l’assainissement et l’évaluation des risques associés à trois de ces centres d’entretien des routes actifs le long de la route de l’Alaska dans les régions éloignées du nord de la Colombie-Britannique.

Un cadre rigoureux de gestion de programme a été élaboré pour assurer la prestation des objectifs du programme (ainsi que des objectifs de projet particuliers). Cette présentation souligne la façon dont les objectifs globaux de gestion de programme ont été réalisés tout en fournissant le plus haut degré de flexibilité à de petites équipes d’évaluation et d’assainissement gérées indépendamment afin de répondre aux exigences uniques de chacun des sites, comme de différents enjeux techniques et des complexités logistiques. Le cadre de gestion de programme personnalisé a été élaboré et ensuite appliqué avec une philosophie de « gestion de projet en tant que service », traitant de :
• La gestion de l’intégration, la gestion de la portée, le budget, l’échéancier, les risques et les leçons apprises; • L’uniformité de la qualité et la communication entre les trois équipes indépendantes; • Les renseignements associés au programme et la prise de décision au sein de l’équipe de projet, des intervenants du programme et du client; • Le document d’orientation, qui sera abordé au cours de cette présentation, est un plan pluriannuel élaboré pour le programme de la route de l’Alaska. Le plan fourni un modèle visuel accessible et d’une page du programme général, décrivant les étapes individuelles de travaux nécessaires et comment elles contribuent aux objectifs annuels du programme. Ceci fournit à tous les membres de l’équipe de projet un aperçu de haut niveau et le client peut ainsi aisément déterminer comment les exigences de financement sont converties en des éléments pratiques de préparation et d’exécution de plans de travail et à assurer que les objectifs sont respectés à l’intérieur des limites et des allocations budgétaires annuelles. • Cette approche appuie aussi l’utilisation adéquate de mécanismes de passation de marché, d’intégration de ressources internes provenant de centres de l’Ouest canadien et le ciblage d’activités de cheminement critiques.

Le plan s’applique aux :
• Rapports d’étapes, qui appuient l’identification d’avertissements précoces pour des activités particulières; • Documents en direct ou évolutifs, qui présentent une vue d’ensemble unie de la connaissance de la situation au client, aux gestionnaires internes et à une vaste équipe de projet géographiquement dispersée; • Partenariats, puisque le plan est un document de travail en direct qui est constamment mis à jour et modifié au fur et à mesure que des occasions surviennent et que des leçons deviennent évidentes. Bien que chacun des sites possède ses propres enjeux techniques, les points communs d’enjeux de sites particuliers sont plus facilement communiqués si les équipes partagent la même vue d’ensemble du programme.

Cet outil permet au gestionnaire du programme de fournir une vue d’ensemble presque en temps réel des coûts et du financement du projet qui peut être communiqué à l’équipe entière, tout en donnant à chacun des gestionnaires de projets de sites particuliers la souplesse de responsabilisation nécessaire pour la prestation efficace de nombreux projets de haute qualité à petite échelle avec un niveau adéquat de cohérence croisée entre les sites.

Orientation sur la gestion des risques… finalement! Modifications au document d’orientation sur la gestion des risques pour les sites contaminés
Lauren McDonald1, Jennifer Kirk1, Adam Dawe1, Gary Howard1, Chris Ludwig1, Erin Shankie2, Bertrand Langlet2, Mark Scott3, Mike Ryan3, Luigi Lorusso4
1Arcadis Canada Inc.
2Environnement et Changement climatique Canada
3Ministère des Pêches et des Océans
4Santé Canada
L’objectif de cette présentation est de discuter des modifications principales au document d’orientation révisé sur la gestion des risques (TPSGC 2003).
Abstract

L’objectif de la mise à jour du document d’orientation sur la gestion des risques pour les sites contaminés de 2003 de TPSGC (le document d’orientation) était pour assurer la cohérence à l’orientation actuelle du Plan d’action pour les sites contaminés fédéraux (PASCF) ainsi que la pertinence pour tous les responsables fédéraux, puisque ce document d’orientation sera utilisé pour l’élaboration, la mise en œuvre, la surveillance et la documentation de plans de gestion des risques pour les sites contaminés fédéraux qui seront conformes au Cadre décisionnel (CD) actuel du PASCF. Le document d’orientation révisé remplacera le document particulier de TPSGC de 2003 et permettra à tous les responsables fédéraux de déterminer si la gestion des risques ou l’assainissement est adéquat et comment elle peut être mise en œuvre de façon uniforme dans l’ensemble des sites contaminés. Le document d’orientation mis à jour fournit un outil pour permettre la prise de décision cohérente envers la gestion ou l’assainissement de sites contaminés fédéraux et fournit une approche uniforme à la fermeture de sites lorsque la gestion des risques ou l’assainissement est nécessaire.

Les modifications principales au document d’orientation comprennent les considérations associées aux sites aquatiques. Les organigrammes décisionnels ont aussi été mis à jour afin de correspondre au CD à dix étapes du PASCF et un ensemble révisé de critères pour la gestion des risques a été élaboré. Le document d’orientation distingue maintenant l’assainissement de la gestion des risques et permet que ces deux activités soient utilisées en tandem au même site pour de différents contaminants sources de préoccupations (CSP) ou milieux. Des renseignements sur la surveillance et les mesures de contrôle de sites actifs ont été ajoutés pour comprendre l’élaboration d’un programme de surveillance, comment fixer des cibles, comment mettre en œuvre et prendre des décisions concernant la fin de la surveillance ou des éléments déclencheurs pour des travaux supplémentaires. De plus, l’orientation sur les considérations envers les récepteurs écologiques, comment se servir des mesures de contrôle administratives et la convenance de l’utilisation a été ajoutée. De l’orientation sur l’élaboration de plans de surveillance pour l’évaluation de l’efficacité de mesures de gestion des risques, l’identification d’éléments déclencheurs convenables pour l’application de travaux supplémentaires et sur les processus d’enregistrement des décisions prises au cours du processus de gestion des risques a aussi été comprise. Finalement, de l’orientation a été fournie concernant l’évaluation de l’efficacité des mesures de gestion des risques pour déterminer quand et comment fermer un site.

Le document d’orientation révisé a été examiné par un groupe de travail d’appui aux experts du PASCF en mars 2018 et est en cours d’ébauche à des fins d’examen par des responsables avant d’être finalisé.

Cadre d’élaboration de stratégie de gestion des risques pour de petits sites contaminés éloignés
Michelle Nearing, Nick Battye, Daniela Loock, Iris Koch, Kela Weber
Groupe des sciences de l’environnement, Collège militaire royal du Canada
L’objectif de cette présentation est d’examiner le cadre élaboré pour l’élaboration d’une stratégie de gestion des risques pour les petits sites contaminés éloignés et de démontrer comment il peut être appliqué à ces sites.
Abstract

Les sites contaminés éloignés au Canada présentent des enjeux uniques au cours des phases de l’évaluation, de l’assainissement et de la gestion. Les stratégies d’assainissement courantes ne sont souvent pas possibles à ces sites nordiques éloignés et les répercussions de ces technologies doivent être équilibrées aux avantages écologiques généraux qui peuvent être réalisés. Les emplacements isolés de ces sites et la difficulté d’accès signifient aussi que, dans des circonstances normales, des humains ne visitent pas ces sites.

Dans le cadre de l’orientation de processus de fermeture de site à dix étapes du Plan d’action pour les sites contaminés fédéraux (PASCF), une Évaluation quantitative détaillée des risques pour la santé humaine et des risques écologiques (EQDRSHRE) est fréquemment menée afin de déterminer la meilleure stratégie de gestion des risques pour un site. Le niveau d’efforts et les coûts associés à ces évaluations des risques peuvent être considérables. Un cadre pour déterminer la probabilité des risques potentiels aux humains et la santé environnementale de façon qualitative a été élaboré afin de fournir de l’orientation sur l’évaluation de petits sites contaminés éloignés gérés par l’Agence Parcs Canada dans le cadre des avancées envers la fermeture de ces sites. Le cadre suit les principes d’une évaluation préalable quantitative des risques à la santé humaine et une évaluation des risques à l’environnement, mais propose des efforts proportionnels aux effets de ces sites sur les humains et sur l’environnement. Le cadre prend en considération les attributs uniques associés aux sites éloignés du Canada et évite les perturbations inutiles des sites s’il est improbable que ceux-ci posent un risque considérable aux humains et aux récepteurs écologiques. Le cadre proposé a été appliqué à deux sites à l’intérieur du parc national Ivvavik au Yukon : un site d’activités d’Exploration de pétrole abandonnée et un poste de garde du parc. Nous discuterons du cadre et des recommandations particulières au site en résultant et leurs implications pour la gestion future de ces sites.

Gestion annuelle des programmes
Robert Emerson et Andrew Sluiter
Environnement et Changement climatique Canada
L’objectif de cette présentation est de démontrer le modèle d’amélioration continuel de la gestion des programmes avec un niveau accru d’intégration.
Abstract

Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) mène ses activités sur des terres appartenant à l’État, des propriétés louées ou d’autres propriétés avec l’accord d’autres organismes gouvernementaux. Le Groupe d’évaluation de sites contaminés (E-SC) d’ECCC examine, priorise et effectue des évaluations environnementales de ces propriétés afin d’identifier les risques potentiels à la santé humaine ou à l’environnement. Les sites identifiés comme possédant des risques potentiels sont alors évalués à des fins d’activités d’assainissement ou de gestion des risques.

ECCC mène des activités sur environ 7000 sites qui pourraient avoir des répercussions environnementales causant des risques à la santé humaine ou à l’environnement. Étant donné le nombre de sites, l’E-SC nécessite un processus de planification et de priorisation à long terme d’évaluation des propriétés. Le processus serait utilisé pour orienter le cycle annuel de planification de projets et devra être en mesure d’incorporer des changements aux objectifs des organismes ainsi que de permettre assez de souplesse afin de s’adapter aux nouveaux risques et enjeux ou aux changements des priorités.

L’E-SC a élaboré un processus de filtrage des sites à des fins de priorisation, d’évaluation des renseignements physiques et techniques et des facteurs politiques, sociaux et économiques. Cette approche intègre les priorités du gouvernement du Canada et des ministères, facilite la collaboration avec d’autres réseaux et groupes de services immobiliers, aide à la planification d’acquisitions et de cession des biens immobiliers et appuie le processus de planification de projets immobiliers. Une fois ce processus terminé, une liste de propriétés en ordre de priorité est établie avec des activités d’évaluation planifiées (outil de priorisation). L’outil de priorisation est utilisé comme guide pour la planification annuelle des opérations, de la gestion des programmes et de la mise en œuvre de projets qui est effectuée par les gestionnaires. La planification est révisée et mise à jour chaque année.

Les processus établis respectent le modèle normal d’amélioration permanente (planifier; faire; vérifier; agir). Ce cycle permet l’utilisation d’une approche adaptative pour répondre aux changements aux programmes au cours de l’année et assure qu’un examen annuel est mené qui assure à son tour l’harmonisation aux priorités changeantes du ministère, aux nouveaux renseignements physiques et techniques et à tous changements de nature politique, sociale et économique.

Au cours de tout exercice financier, après qu’un programme ait été approuvé et mis en œuvre, des examens trimestriels identifient les modifications potentielles envers le financement du ministère, la portée des projets, les coûts et les autres facteurs possibles (climat, accès, permis, etc.) qui pourraient causer des retards ou des annulations associés aux projets. L’outil de priorisation permet d’examiner rapidement des renseignements afin d’identifier les autres projets prioritaires qui pourraient facilement être mis en œuvre. Des renseignements comme l’état actuel, les emplacements, l’étape de préparation de mise en œuvre et les estimations de coûts de projets sélectionnés permettent au personnel de prendre des décisions éclairées envers la sélection de nouveaux projets au mi-exercice et permettent ainsi l’atténuation des risques potentiels associés à la mise en œuvre.

Les projets achevés et les priorités sont aussi révisés annuellement. L’objectif est d’assurer que l’ordre prioritaire des sites et les activités d’évaluation obtenues à l’aide de l’outil de priorisation soient mis à jour en conséquence avant l’amorce du prochain cycle opérationnel. Le processus assure que la prestation des programmes et des projets est toujours harmonisée et intégrée aux autres activités ministérielles.

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