Règlements de l'IBIC

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RÈGLEMENTS

DE L’INSTITUT DES BIENS IMMOBILIERS DU CANADA

MODIFIÉS EN SEPTEMBRE 2015

Version finale datée du 21 septembre 2015

ARTICLE I – NOM

PARAGRAPHE 1.

Le nom de la société sera l’« Institut des biens immobiliers du Canada inc. » en français et « Real Property

Institute of Canada Inc. » en anglais (ci-après appelée « IBIC » ou « Institut »).

 

ARTICLE II – MISSION ET MANDAT

PARAGRAPHE 1.

La mission officielle de l’IBIC consiste à :

Mener la prestation du perfectionnement professionnel à la communauté de gestion des biens immobiliers du gouvernement fédéral et faire reconnaître cette communauté professionnelle en favorisant les relations et le partage des connaissances, des outils et de l’expertise.

Plus particulièrement, l’IBIC a pour mandat de faire ce qui suit :

(a)    Assurer la prestation de perfectionnement professionnel dans la discipline de la gestion des biens immobiliers;

(b)    Promouvoir et honorer le professionnalisme de la communauté de gestion des biens immobiliers fédéraux et l’importance de sa contribution;

(c)    Approcher les intervenants des secteurs public et privé et du milieu universitaire, afin d’établir une capacité de réseautage pour l’échange de tendances actuelles, de conseils d’experts, de pratiques exemplaires et d’expériences;

(d)    Promouvoir la capacité de recherche et de développement dans la communauté de gestion des biens immobiliers fédéraux;

(e)    Collaborer avec les organisations des secteurs public et privé afin d’appuyer la gestion efficace et efficient des biens immobiliers fédéraux;

(f)     Fournir un forum pour l’échange d’information et les communications destinées à la communauté de gestion des biens immobiliers fédéraux

(g)    Défendre le renforcement de la capacité pour la communauté de gestion des biens immobiliers fédéraux. 

ARTICLE III – ADHÉSION

PARAGRAPHE 1.

L’adhésion à  l’IBIC est définie comme le Conseil d’administration de l’IBIC.

PARAGRAPHE 2.

Tous les membres ont le droit d’être informés de la tenue des AGA et des réunions extraordinaires de l’IBIC et le droit d’y voter. Les membres peuvent remplir les fonctions électives décrites aux articles VI et VII ci-après.

PARAGRAPHE 3.

Les membres du Conseil d’administration de l’IBIC doivent, en tout temps, se comporter d’une manière professionnelle, qui fera honneur à l’Institut; respecter la Constitution et le Règlement et toute modification apportée à ceux-ci, et se conduire conformément au code de déontologie de l’Institut (Article V).

PARAGRAPHE 4.

Le Conseil d’administration peut, à sa discrétion, destituer un membre du Conseil dont le comportement déroge à l’Article V.

PARAGRAPHE 5.

L’annulation de l’adhésion au Conseil de direction entrera en vigueur sur remise d’un avis par écrit à cet effet au président ou au secrétaire-trésorier.

ARTICLE IV – COMMUNAUTÉ DE PRATIQUE

PARAGRAPHE 1.

La première communauté de l’IBIC se compose de spécialistes en bien immobiliers fédéraux. Cette communauté est soutenue par des partenariats formés avec des entités et l’implication de ces partenaires tels que des gouvernements provinciaux, territoriaux et municipaux, le secteur privé, le milieu universitaire et d’autres organisations professionnelles au Canada et à l’étranger.

ARTICLE V – CODE DE DÉONTOLOGIE – CONSEIL D’ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

Il est de la responsabilité de chaque membre du Conseil d’administration de l’IBIC de se comporter d’une manière

qui honore à la fois le membre et la profession.

On s’attend donc à ce que chaque membre respecte le Code de déontologie énoncé ci-après :

Les membres du Conseil d’administration de l’Institut n’utiliseront pas leur pouvoir ou leur charge à des fins personnelles et chercheront à maintenir et à rehausser le profil de la gestion des biens immobiliers et de l’Institut, notamment en :

(a)    maintenant l’intégrité dans toutes leurs relations professionnelles;

(b)    se conformant à la lettre et l’esprit :

  1. des lois canadiennes;
  2. des lois du pays ou les membres exercent;
  3. de toute autre ligne directrice sur la conduite professionnelle émise, de temps à autre, par l’Institut;
  4. des obligations contractuelles;
  5. du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique du Canada.

(c)    rejetant et en dénonçant toute pratique commerciale qui n’est pas congruente aux préceptes susmentionnés;

(d)    protégeant et en respectant la Constitution et les Règlements administratifs de l’Institut, ainsi que ses autres règles ou règlements connexes.

ARTICLE VI – ADMINISTRATEURS

PARAGRAPHE 1.

Les administrateurs de l’Institut sont le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le secrétaire-trésorier, et le président sortant.

PARAGRAPHE 2.

Les administrateurs gèrent toutes les affaires de l’Institut et dirigent leurs portefeuilles respectifs et les comités correspondants du Conseil de l’IBIC. Les administrateurs relèvent du Conseil d’administration et doivent rendre compte à ce dernier.

PARAGRAPHE 3.

Le président est le premier dirigeant de l’Institut et assure l’application des politiques du Conseil d’administration. Le président est aussi président du Conseil d’administration.

PARAGRAPHE 4.

Si le président est absent, s’il démissionne ou s’il est incapable de remplir ses fonctions, le premier vice-président agira à sa place.

PARAGRAPHE 4A.

Si le premier vice-président est absent, s’il démissionne ou s’il est incapable de remplir ses fonctions, le deuxième vice-président agira à sa place.

PARAGRAPHE 5.

Si le deuxième vice-président est absent, s’il démissionne ou s’il est incapable de remplir ses fonctions, le secrétaire-trésorier agira à sa place. 

PARAGRAPHE 6.

Le trésorier reçoit toutes les sommes d’argent et valeurs mobilières appartenant à l’Institut et présentera un rapport financier à l’Assemblée générale annuelle de ce dernier.

PARAGRAPHE 7.

Le secrétaire-trésorier assiste à toutes les réunions de l’Institut et du conseil d’administration et consigne, sous une forme permanente, les délibérations de ces réunions. Il exécute aussi, à la demande du président ou du conseil d’administration, d’autres tâches connexes à sa charge, telles que le maintien des registres de présence et des listes de membres.

PARAGRAPHE 8.

Le président sortant est membre d’office du Comité des candidatures. 

PARAGRAPHE 9.

Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services, sauf pour les dépenses raisonnables.

PARAGRAPHE 10.

Les signataires autorisés de l’Institut doivent être deux des administrateurs suivants : le président, le premier

vice-président, le deuxième vice-président et le secrétaire-trésorier.

ARTICLE VII – CONSEIL D’ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

Composition : Le Conseil d’administration se compose des personnes suivantes : le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le secrétaire-trésorier, le président sortant et au moins un ou autant de membres que le Conseil peut stipuler de temps à autre, et ce, jusqu’à concurrence de quinze. Pas plus de deux anciens fonctionnaires peuvent occuper un poste au Conseil à la fois.

PARAGRAPHE 2.

Responsabilités : Le Conseil d’administration gère les affaires de l’Institut et dirige tous les comités dans leurs travaux.

PARAGRAPHE 3.

Réunions : Le Conseil d’administration se réunit juste avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle et six mois après celle-ci; le lieu, la date et l’heure de ces réunions seront déterminés par le président et précisés dans les avis de convocation envoyés à cet effet. L’avis doit être présenté au moins 30 jours avant la tenue de la réunion. Le président peut, à sa discrétion, convoquer des réunions supplémentaires, à condition que ces réunions ou l’équipement de communication disponible permettent à toutes les personnes participantes d’entendre leurs interlocuteurs quand ceux-ci donnent leur consentement général ou relativement à une réunion donnée.

Les administrateurs en fonction au moment où l’Institut demande à se constituer en société seront les premiers membres du Conseil d’administration et leur mandat se poursuivra jusqu’à ce qu’ils démissionnent. 

PARAGRAPHE 4.

Rémunération : Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services, excepté pour les dépenses raisonnables.

PARAGRAPHE 5.

Quorum : Une réunion où sont présents quatre membres du Conseil d’administration dont le président, ou le premier vice-président ou le deuxième vice-président agissant au nom de ce dernier, est considérée comme constituant un quorum pour délibérer.

PARAGRAPHE 6.

Vote : Chaque membre du Conseil d’administration a droit à un vote. 

PARAGRAPHE 7.

Tout membre du Conseil d’administration et tout administrateur peut être destitué, moyennant le vote des deux-tiers du sociétariat du Conseil d’administration après envoi d’un avis de convocation spécial à une réunion où l’on présentera une motion à cet effet. L’avis doit être envoyé aux membres du Conseil d’administration au moins 15 jours avant la réunion en question et doit contenir un avis de motion de destitution de l’administrateur ou du membre du Conseil d’administration. 

PARAGRAPHE 8.

Un membre d’office peut être nommé pour siéger au Conseil d’administration et à ses comités, et n’a pas droit de vote. 

ARTICLE VIII – ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

Le président et le président sortant de l’IBIC forment le Comité des candidatures; c’est à eux qu’il incombe de nommer les administrateurs et les membres du Conseil d’administration pour l’année subséquente et de préparer la liste des candidats pour l’élection à l’Assemblée générale annuelle. Si le président et le président sortant ne sont pas en mesure de s’acquitter des tâches reliées à ce Comité, le Conseil d’administration peut les en exonérer et désigner une autre personne pour accomplir ces tâches en présentant une motion à cet effet. Les membres de ce Comité ne reçoivent aucune rémunération, mais seront remboursés pour les dépenses raisonnables. Les membres du Comité des candidatures pourront, à n’importe quel moment, être destitués sur une résolution du Conseil d’administration.

PARAGRAPHE 2.

Sous réserve du paragraphe 4, l’élection de tous les administrateurs et des membres du Conseil d’administration a lieu dans le cadre de l’Assemblée générale annuelle de l’Institut. Chaque membre a droit à un vote pour chaque poste vacant à combler.

PARAGRAPHE 3.

Si, durant un mandat quelconque, un poste du Conseil d’administration autre que celui de président devient vacant, le président peut désigner une personne pour pourvoir ce poste.

PARAGRAPHE 4.

Les membres du Conseil d’administration qui sont également administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans qui peut être reconduit d’année en année. 

PARAGRAPHE 5.

Les autres membres du Conseil d’administration sont élus pour une période minimale de deux ans ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient dûment élus; cependant, le mandat de la moitié des membres du tout premier Conseil d’administration (ou s’il y a fraction, arrondi au prochain nombre entier) n’est que d’un an. 

ARTICLE IX– ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

Sceau corporatif : Le sceau de l’Institut sera comme prescrit par le Conseil d’administration et contiendra les inscriptions suivantes : « Real Property Institute of Canada Inc. – Institut des biens immobiliers du Canada inc. » La garde du sceau sera confiée au secrétaire.

PARAGRAPHE 2.

Exercice fiscal : L’exercice fiscal de l’Institut sera du 1er janvier au 31 décembre.

PARAGRAPHE 3.

Vérificateurs : Le Conseil d’administration nommera, annuellement, un vérificateur qui sera chargé d’examiner les comptes de l’Institut et de préparer des états financiers qui seront inclus dans le rapport annuel et présentés à l’Assemblée générale annuelle subséquente. Le vérificateur sera nommé pour une période d’un an.

PARAGRAPHE 4.

Documents collectifs : C’est au secrétaire, ou à tout autre administrateur que peut désigner de temps à autre le Conseil d’administration, qu’il incombe d’attester qu’un document donné appartient à la société.

ARTICLE X – RÉUNIONS

PARAGRAPHE 1.

L’Assemblée annuelle aura lieu en automne de chaque année, normalement au mois de novembre, aux dates et à l’endroit désignés par le Conseil d’administration, après l’envoi aux membres d’un préavis écrit de 30 jours. Le quorum à une assemblée des membres sera une majorité des membres qui ont un droit de vote à l’assemblée. Si le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée, les membres présents peuvent procéder à la délibération, et ce même si le quorum n’est pas maintenu atteint pendant toute la durée de l’assemblée. Chaque membre a droit à un vote. 

PARAGRAPHE 2.

Le président convoquera une « réunion extraordinaire du sociétariat » en lui faisant parvenir un avis spécial à cet effet dans les 30 jours suivant la réception d’une demande par écrit de dix membres ou plus. La réunion se tiendra dans les 30 jours suivant la date de l’avis. Si le président ne convoque pas ladite réunion, le Conseil d’administration convoquera alors immédiatement la « réunion extraordinaire du sociétariat » ou, le cas échéant, dans les 30 jours suivant la date limite établie par le président.

PARAGRAPHE 3.

Le Conseil d’administration se réunira périodiquement au cours de chaque année. Une réunion où sont présents quatre membres du Conseil d’administration dont le président, ou le premier vice-président ou le deuxième vice-président agissant au nom de ce dernier, est considérée comme constituant un quorum pour délibérer. 

PARAGRAPHE 4.

Chaque réunion se déroulera selon le plan jugé opportun et approprié par le président et le Conseil d’administration.

ARTICLE XI – AMENDEMENTS

PARAGRAPHE 1.

Tout avis de modification de la Constitution et des Règlements sera d’abord soumis au Conseil d’administration aux fins d’adoption, puis sera inclus dans l’avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle envoyé aux membres; ledit avis leur demandera de ratifier l’amendement proposé et leur fournira suffisamment de renseignements pour leur permettre de prendre une décision éclairée à cet égard. 

PARAGRAPHE 2.

Les modifications de la Constitution et des Règlements ne seront apportées qu’à l’Assemblée générale annuelle et exigeront une simple majorité des voix des membres présents.

ARTICLE XII – RAPPORTS

PARAGRAPHE 1.

L’IBIC peut, de temps à autre, publier et distribuer aux membres des bulletins ayant trait à des programmes à venir ou à des activités terminées.

ARTICLE XIII – DIVERS

PARAGRAPHE 1.

Règles de procédure : À moins d’indication contraire dans les Règlements, toutes les réunions de l’Institut se dérouleront conformément aux dispositions des Robert’s Rules of Order.