Règlements de l'IBIC

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RÈGLEMENTS DE L’INSTITUT DES BIENS IMMOBILIERS DU CANADA

ARTICLE I – NOM

PARAGRAPHE 1.

Le nom de la société sera l’« Institut des biens immobiliers du Canada inc. » en français et « Real Property

Institute of Canada Inc. » en anglais (ci-après appelée « IBIC » ou « Institut »).

 

ARTICLE II – MISSION ET MANDAT

PARAGRAPHE 1.

La mission officielle de l’IBIC consiste à :

 

Favoriser et permettre le perfectionnement professionnel, l’échange de connaissances et l’apprentissage continu dans l’ensemble de la collectivité des biens immobiliers du gouvernement fédéral.

 

Plus particulièrement, l’IBIC a pour mandat de faire ce qui suit :

  1. offrir des occasions de perfectionnement professionnel pertinentes à la gestion des biens immobiliers fédéraux;
  2. offrir une tribune pour l’échange de connaissances dans l’ensemble de la collectivité des biens immobiliers fédéraux;
  3. promouvoir et reconnaître le professionnalisme et célébrer les réalisations de la collectivité des biens immobiliers fédéraux;
  4. mobiliser les intervenants des secteurs public et privé et du milieu universitaire afin de créer des réseaux efficaces et d’élargir la portée de l’échange des tendances actuelles, des conseils d’experts, des pratiques exemplaires et des expériences;
  5. favoriser la capacité de recherche et de développement au sein de la collectivité des biens immobiliers fédéraux;
  6. collaborer avec les organismes des secteurs public et privé afin d’appuyer la gestion efficace et efficiente des biens immobiliers fédéraux;
  7. servir de porte-parole national des progrès réalisés dans les services, les pratiques et la professionnalisation de la collectivité des biens immobiliers fédéraux.

 

ARTICLE III – ADHÉSION

PARAGRAPHE 1.

L’adhésion à l’IBIC est définie comme le Conseil d’administration de l’IBIC.

 

PARAGRAPHE 2.

Tous les membres ont le droit d’être informés de la tenue des AGA et des réunions extraordinaires de l’IBIC et le droit d’y voter. Les membres peuvent remplir les fonctions électives décrites aux articles VI et VII ci-après.

 

PARAGRAPHE 3.

Les membres du Conseil d’administration de l’IBIC doivent, en tout temps, se comporter d’une manière professionnelle, qui fera honneur à l’Institut; respecter la Constitution et le Règlement et toute modification apportée à ceux-ci, et se conduire conformément au code de déontologie de l’Institut (Article V).

 

PARAGRAPHE 4.

Le Conseil d’administration peut, à sa discrétion, destituer un membre du Conseil dont le comportement déroge à l’Article V.

 

PARAGRAPHE 5.

L’annulation de l’adhésion au Conseil de direction entrera en vigueur sur remise d’un avis par écrit à cet effet au président ou au secrétaire-trésorier.

 

ARTICLE IV – COMMUNAUTÉ 

PARAGRAPHE 1.

La première communauté de l’IBIC se compose de spécialistes en bien immobiliers fédéraux. Cette communauté est soutenue par des partenariats formés avec des entités et l’implication de ces partenaires tels que des gouvernements provinciaux, territoriaux et municipaux, le secteur privé, le milieu universitaire et d’autres organisations professionnelles au Canada et à l’étranger.

 

ARTICLE V – CODE DE DÉONTOLOGIE – CONSEIL D’ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

Il est de la responsabilité de chaque membre du Conseil d’administration de l’IBIC de se comporter d’une manière

qui honore à la fois le membre et la profession.

 

On s’attend donc à ce que chaque membre respecte le Code de déontologie énoncé ci-après :

Les membres du Conseil d’administration de l’Institut n’utiliseront pas leur pouvoir ou leur charge à des fins personnelles et chercheront à maintenir et à rehausser le profil de la gestion des biens immobiliers et de l’Institut, notamment en :

  1. maintenant l’intégrité dans toutes leurs relations professionnelles;
  2. se conformant à la lettre et l’esprit :
    1. des lois canadiennes;
    2. des lois du pays ou les membres exercent;
    3. de toute autre ligne directrice sur la conduite professionnelle émise, de temps à autre, par l’Institut;
    4. des obligations contractuelles;
    5. du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique du Canada.
  3. rejetant et en dénonçant toute pratique commerciale qui n’est pas congruente aux préceptes susmentionnés;
  4. protégeant et en respectant la Constitution et les Règlements administratifs de l’Institut, ainsi que ses autres règles ou règlements connexes.

 

ARTICLE VI – ADMINISTRATEURS

PARAGRAPHE 1.

Les administrateurs de l’Institut sont le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président, le secrétaire-trésorier, et le président sortant.

 

PARAGRAPHE 2.

Les administrateurs gèrent toutes les affaires de l’Institut et dirigent leurs portefeuilles respectifs et les comités correspondants du Conseil de l’IBIC. Les administrateurs relèvent du Conseil d’administration et doivent rendre compte à ce dernier.

 

PARAGRAPHE 3.

Le président est le principal responsable élu et préside l’assemblée générale annuelle des membres et les réunions du conseil d’administration. Il s’assure de la mise en œuvre de tous les règlements, arrêtés, résolutions et politiques du conseil d’administration.

 

PARAGRAPHE 4.

Si le président est absent, s’il démissionne ou s’il est incapable de remplir ses fonctions, le premier vice-président agira à sa place.

 

PARAGRAPHE 4A.

Si le premier vice-président est absent, s’il démissionne ou s’il est incapable de remplir ses fonctions, le deuxième vice-président agira à sa place.

 

PARAGRAPHE 5.

Si le deuxième vice-président est absent, s’il démissionne ou s’il est incapable de remplir ses fonctions, le secrétaire-trésorier agira à sa place.

 

PARAGRAPHE 6.

Le trésorier reçoit toutes les sommes d’argent et valeurs mobilières appartenant à l’Institut et présentera un rapport financier à l’Assemblée générale annuelle de ce dernier.

 

PARAGRAPHE 7.

Le secrétaire/trésorier supervise la préparation des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle.

 

PARAGRAPHE 8.

Le président sortant est membre d’office du Comité des candidatures.

 

PARAGRAPHE 9.

Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services, sauf pour les dépenses raisonnables.

 

PARAGRAPHE 10.

Les signataires autorisés de l’Institut doivent être deux des administrateurs suivants : le président, le premier vice-président, le deuxième vice-président et le secrétaire-trésorier.

 

ARTICLE VII – CONSEIL D’ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

Composition : Les biens et les activités de l’Institut sont gérés par un conseil d’administration composé de six (6) administrateurs au moins et de quinze au plus, lesquels sont tous des employés du gouvernement du Canada qui travaillent dans la collectivité fédérale des biens immobiliers. 

Les membres du conseil d’administration (président, premier et deuxième vice-président et secrétaire/trésorier) doivent être élus parmi les membres de ce groupe.

Les membres du conseil d’administration dont le statut d’emploi au sein du gouvernement fédéral change en cours de mandat sont autorisés à terminer leur mandat courant et restent rééligibles sous réserve des limites de mandat définies à l’article VIII, section 5.

 

PARAGRAPHE 2.

Responsabilités : Le Conseil d’administration gère les affaires de l’Institut et dirige tous les comités dans leurs travaux.

 

PARAGRAPHE 3.

Rémunération : Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services, excepté pour les dépenses raisonnables.

 

PARAGRAPHE 4.

Quorum : Le quorum pour l’opération des activités du conseil d’administration de l’Institut des biens immobiliers du Canada (IBIC) est la majorité simple des membres du conseil.

 

PARAGRAPHE 5.

Vote : Chaque membre du Conseil d’administration a droit à un vote.

 

PARAGRAPHE 6.

Tout membre du Conseil d’administration et tout administrateur peut être destitué, moyennant le vote des deux-tiers du sociétariat du Conseil d’administration après envoi d’un avis de convocation spécial à une réunion où l’on présentera une motion à cet effet. L’avis doit être envoyé aux membres du Conseil d’administration au moins 15 jours avant la réunion en question et doit contenir un avis de motion de destitution de l’administrateur ou du membre du Conseil d’administration.

 

PARAGRAPHE 7.

Le Conseil d’administration peut nommer un ou plusieurs administrateurs supplémentaires dont le mandat expire au plus tard à la clôture de la prochaine assemblée générale annuelle. Le nombre total d’administrateurs ainsi nommés ne doit pas dépasser un tiers (1/3) du nombre d’administrateurs élus par les membres lors de la précédente assemblée annuelle des membres. Chaque administrateur ainsi nommé dispose d’une voix.

ARTICLE VIII – ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

L’élection annuelle des membres du conseil d’administration de l’IBIC est supervisée par le Comité de gouvernance et de mise en candidature. Ce comité est présidé par le président sortant et comprend, au minimum, le président de l’IBIC. Le président peut, à sa discrétion, faire appel à d’autres membres du conseil d’administration de l’IBIC pour appuyer les travaux du comité.

 

Le comité doit déterminer et examiner les qualifications des candidats à l’élection au conseil d’administration et faire une recommandation officielle au conseil. Une fois approuvée par le conseil d’administration, la liste des candidats est soumise à l’élection lors de la prochaine assemblée générale annuelle.

 

Dans le cas où le président sortant et/ou le président soient incapables de s’occuper des affaires de ce comité, le conseil d’administration peut les révoquer et nommer d’autres membres du conseil pour remplir les fonctions. Les membres du comité de mise en candidature peuvent être révoqués à tout moment par résolution du conseil d’administration.

 

PARAGRAPHE 2.

L’élection de tous les membres du Bureau et du Conseil d’administration de l’IBIC a lieu lors de l’Assemblée générale annuelle.

 

PARAGRAPHE 3.

Le président peut, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, procéder à des nominations à tout poste du conseil d’administration, autre que le sien, en cas de vacance en cours de mandat. Un administrateur ainsi nommé reste en fonction pour la durée restante du mandat de son prédécesseur, après quoi il/elle doit être dûment élu(e) ou nommé(e) conformément à l’article VII du règlement intérieur pour pouvoir rester au sein du Conseil.

 

PARAGRAPHE 4.

Les membres du conseil d’administration peuvent exercer jusqu’à trois mandats consécutifs de deux ans, après quoi ils doivent se retirer pour une période de deux ans avant de solliciter à nouveau l’élection au même poste de dirigeant principal. S’il n’est pas possible de trouver un remplaçant approprié et que le titulaire accepte de continuer, il peut rester en place jusqu’à ce qu’on trouve un remplaçant. Les membres du conseil d’administration qui ont accepté d’être de futurs candidats à la présidence sont exclus de cette disposition.

 

PARAGRAPHE 5.

Le mandat de tous les autres administrateurs est d’une durée de deux ans. Les administrateurs peuvent siéger au conseil d’administration pendant une durée maximale de trois mandats consécutifs de deux ans, après quoi ils doivent se retirer pour une période de deux ans avant de se représenter. Toutefois, s’il n’est pas possible de trouver un remplaçant approprié et que le titulaire accepte de continuer, il demeure en place jusqu’à ce qu’on trouve un remplaçant.

 

ARTICLE IX– ADMINISTRATION

PARAGRAPHE 1.

Sceau corporatif : Le sceau de l’Institut sera comme prescrit par le Conseil d’administration et contiendra les inscriptions suivantes : « Real Property Institute of Canada Inc. – Institut des biens immobiliers du Canada inc. » La garde du sceau sera confiée au secrétaire-trésorier.

 

PARAGRAPHE 2.

Exercice fiscal : L’exercice fiscal de l’Institut sera du 1er janvier au 31 décembre.

 

PARAGRAPHE 3.

Vérificateurs : Le Conseil d’administration nommera, annuellement, un vérificateur qui sera chargé d’examiner les comptes de l’Institut et de préparer des états financiers qui seront inclus dans le rapport annuel et présentés à l’Assemblée générale annuelle subséquente. Le vérificateur sera nommé pour une période d’un an.

 

PARAGRAPHE 4.

Documents collectifs : C’est au secrétaire-trésorier, ou à tout autre administrateur que peut désigner de temps à autre le Conseil d’administration, qu’il incombe d’attester qu’un document donné appartient à la société.

 

ARTICLE X – RÉUNIONS

PARAGRAPHE 1.

L’assemblée générale annuelle se tient à l’automne de chaque année, généralement en octobre, à la date et au lieu au Canada déterminés par le conseil d’administration, sur préavis écrit de 30 jours aux membres. Le quorum à toute assemblée des membres est constitué par une majorité simple des membres ayant le droit de vote à l’assemblée. Si le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent poursuivre les travaux de l’assemblée même si le quorum n’est pas atteint pendant toute la durée de celle-ci. Chaque membre dispose d’une voix. Les membres peuvent participer à toute assemblée des membres en personne, par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication permettant à toutes les personnes participant à la réunion de s’entendre.

 

PARAGRAPHE 2.

Une assemblée extraordinaire des membres peut être convoquée par le président ou sur demande écrite d’au moins la majorité simple des membres. Les membres sont informés de la date et du lieu de chaque assemblée au moins 21 jours avant celle-ci. Les objectifs de chacune de ces assemblées doivent être indiqués et aucune autre question ne doit être traitée lors de cette assemblée.

 

PARAGRAPHE 3.

Les assemblées du conseil d’administration et les assemblées des membres du conseil d’administration se tiennent périodiquement au cours de l’année sur convocation du président. Les administrateurs peuvent participer à toute assemblée du conseil d’administration en personne, par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication permettant à toutes les personnes participant à l’assemblée de s’entendre.

 

PARAGRAPHE 4.

Les assemblées sont régies selon l’ordre des travaux que le président et le conseil d’administration jugent opportun et approprié pour l’occasion.

 

ARTICLE XI – AMENDEMENTS

PARAGRAPHE 1.

Tout avis de modification de la Constitution et des Règlements sera d’abord soumis au Conseil d’administration aux fins d’adoption, puis sera inclus dans l’avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle envoyé aux membres; ledit avis leur demandera de ratifier l’amendement proposé et leur fournira suffisamment de renseignements pour leur permettre de prendre une décision éclairée à cet égard.

 

PARAGRAPHE 2.

Les modifications de la Constitution et des Règlements ne seront apportées qu’à l’Assemblée générale annuelle et exigeront une simple majorité des voix des membres présents.

 

ARTICLE XII – DIVERS

PARAGRAPHE 1.

Règles de procédure : À moins d’indication contraire dans les Règlements, toutes les réunions de l’Institut se dérouleront conformément aux dispositions des Robert’s Rules of Order.